General Meeting Information
General Meetings
The general meeting is Stillfront’s supreme governing body. The Annual General Meeting (AGM) is held within six months after the end of each financial year.
At the AGM, the income statement and balance sheet are adopted, the dividend is set, the Board and auditors (where applicable) are elected, their fees are determined, other items of legally ordained business are conducted, and decisions are made on proposals submitted by the Board and shareholders.
In order to participate in a general meeting, shareholders must notify the company no later than the day specified in the notice convening the general meeting and be registered in the shareholder register on a specified record date. Shareholders unable to attend the meeting in person may be represented by proxy. The Board may also resolve that the shareholders shall be able to exercise their voting rights by post before the general meeting. In connection with the issuance of the notice convening the general meeting, information is provided regarding the forms of the general meeting as well as the time and manner for notification to participate in the general meeting.
A shareholder who wishes that a matter is addressed at a general meeting must submit a written request to this effect to the Board. The request must be received by Stillfront no later than seven weeks prior to the general meeting, or in due time for the matter to be included in the notice convening the general meeting. As regards proposals for resolutions in matters already included on the agenda and for which a proposal, according to law, does not have to be submitted a certain time in advance, a shareholder has the right to submit such proposal during the period up until the general meeting (including during the general meeting).
The agenda for the general meeting sets out the items which are subject to resolution by the general meeting, and the items that are included for information purposes. Items on the agenda which require resolutions by the general meeting are subject to a binding vote whereby the shareholders vote in favor or against or abstain from voting on the matter. Pursuant to Chapter 7, Section 32 of the Swedish Companies Act, at general meetings all shareholders are entitled to ask the Board and CEO questions regarding matters on the agenda and the company’s relation to another group company. At the AGM, shareholders are also entitled to ask questions about the financial situation of the company and the Group.
Bolagsstämman
Bolagsstämman är Stillfronts högsta beslutande organ. Årsstämman hålls inom sex månader efter räkenskapsårets utgång.
Vid årsstämman fastställs resultat- och balansräkningar, beslutas om utdelning, väljs styrelse och i förekommande fall revisorer och fastställs deras arvoden, behandlas andra lagstadgade ärenden samt fattas beslut rörande förslag från styrelsen och aktieägare.
För att få delta i stämman ska aktieägare anmäla sig hos bolaget senast den dag som anges i kallelsen och vara registrerade i aktieboken på en viss avstämningsdag. Aktieägare som inte kan delta på stämman personligen får företrädas av ombud med fullmakt. Styrelsen får även besluta att aktieägare ska kunna rösta för sina aktier per post före bolagsstämma. I samband med kallelsens utfärdande lämnas information om formerna för bolagsstämman samt tid och sätt för anmälan till bolagsstämman.
En aktieägare som vill få ett ärende behandlat vid en bolagsstämma ska skriftligen begära detta hos styrelsen. Begäran ska ha kommit Stillfront tillhanda minst sju veckor före bolagsstämman, eller i sådan tid att ärendet kan införas i kallelsen. Vad gäller förslag till beslut i ärenden som redan finns upptagna på dagordningen och där det inte följer av lag att förslag måste framläggas viss tid i förväg, har aktieägare rätt att lägga fram sådana förslag under perioden fram till dess att bolagsstämman hålls (inklusive under bolagsstämman).
Av dagordningen för bolagsstämman följer vilka ärenden som är föremål för beslut av bolagsstämman respektive vilka ärenden som är informationspunkter. Ärenden på dagordningen som kräver beslut av bolagsstämman är föremål för bindande omröstning genom att aktieägarna röstar för eller emot alternativt avstår från att rösta i frågan. Alla aktieägare har vidare rätt att, i enlighet med 7 kap 32 § aktiebolagslagen, på bolagsstämman ställa frågor till styrelsen och VD om de ärenden som tas upp på bolagsstämman och bolagets förhållanden till annat koncernföretag samt vid årsstämman ställa frågor om bolagets och koncernens ekonomiska situation.